Triển khai sử dụng Hệ thống Phòng họp không giấy

Chánh Văn phòng UBND tỉnh yêu cầu các phòng, ban, đơn vị trực thuộc chủ động tham mưu Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo UBND tỉnh tổ chức các cuộc họp trên Hệ thống PHKG đối với cuộc họp do đơn vị mình chủ trì tham mưu, nội dung bắt đầu thực hiện từ ngày 01/8/2026. Chỉ đạo công chức, viên chức thuộc đơn vị thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các bước chuẩn bị cuộc họp trên Hệ thống PHKG; phối hợp chặt chẽ với Trung tâm Thông tin – Hội nghị để hướng dẫn trong quá trình chuẩn bị tài liệu, khởi tạo cuộc họp, xác nhận đại biểu tham dự và phục vụ cuộc họp.

Trong quá trình triển khai thực hiện, kịp thời phản ánh các khó khăn, vướng mắc phát sinh về Trung tâm Thông tin – Hội nghị để được hướng dẫn, hỗ trợ giải quyết kịp thời.  Hàng tháng tổ chức đánh giá kết quả sử dụng, gửi về Trung tâm Thông tin – Hội nghị để tổng hợp, báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

Giao Phòng Hành chính – Tổ chức tham mưu tổ chức các cuộc họp giao ban Văn phòng trên Hệ thống PHKG từ tháng 8/2026. Phòng Quản trị – Tài vụ có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ đại biểu tham dự họp; bảo đảm nguồn điện, phối hợp với Viettel Quảng Ngãi và Trung tâm Thông tin – Hội nghị xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh liên quan đến thiết bị trong suốt quá trình tổ chức cuộc họp.

Trung tâm Thông tin – Hội nghị chủ trì chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật, thiết lập tài khoản truy nhập, bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định, an toàn thông tin và hoàn thành trước ngày 25/7/2026; đồng thời hướng dẫn các đơn vị tạo cuộc họp, cập nhật tài liệu, hỗ trợ người sử dụng và theo dõi, giám sát quá trình vận hành. Trung tâm cũng có trách nhiệm tham mưu xây dựng Quy chế quản lý, vận hành Hệ thống PHKG trong tháng 8/2026; định kỳ hằng tháng tổng hợp kết quả triển khai, báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng hệ thống.

Ngoài ra, Chánh Văn phòng UBND tỉnh cũng đề nghị Viettel Quảng Ngãi phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh triển khai vận hành hệ thống PHKG; chủ động bố trí đầy đủ nhân sự kỹ thuật có năng lực tham gia hỗ trợ trực tiếp việc tổ chức cuộc họp trên Hệ thống PHKG; phối hợp với Trung tâm Thông tin – Hội nghị ổn định hệ thống phần mềm được hoạt động thông suốt và kịp thời xử lý các sự cố kỹ thuật phát sinh (nếu có) trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp.